Đã bao giờ bạn tò mò và muốn khám phá ra sự kỳ diệu và bí mật đằng sau những thành công của Nhật Bản, một quốc gia cũng ở châu Á, bị ảnh hưởng bởi thời tiết và khí hậu khắc nghiệt, kèm theo nguồn tài nguyên thiên nhiên ít ỏi, nghèo nàn, lại bị tàn phá nặng nề sau Thế chiến thứ hai?
Câu trả lời chính là nguồn lực duy nhất dồi dào ở Nhật Bản: Con Người, và vào thời điểm giữa thế kỷ trước thì nền giáo dục ở Nhật Bản vẫn chưa hoàn thiện như bây giờ. Vậy điều gì điều xảy ra trong các nhà máy của Nhật Bản ở những thập niên từ 1950 đến 1980, khi Nhật Bản trở thành nền kinh tế lớn thứ 2 thế giới, sau Hoa Kỳ?
Trước hết, các nhà Lãnh đạo của các Doanh nghiệp Nhật Bản mà điển hình là Toyota đã hết lòng tin tưởng vào nguồn nhân lực và trí tuệ của người Nhật, tập trung giáo dục, đào tạo và huấn luyện người lao động trong Công ty, họ luôn luôn cho rằng, trước khi sản xuất ra sản phẩm, phải “sản xuất” được con người. Tuy nhiên, việc hướng dẫn ban đầu cho dù có kỹ lưỡng đến đâu cũng chỉ kéo dài một thời gian ngắn. Tiếp theo thì phải làm như thế nào? Chính KAIZEN đã giúp làm nên Hệ thống on-the-job-training ít tốn kém mà hiệu quả. Những người lao động sau khi được hướng dẫn ban đầu, thông qua việc suy nghĩ, tìm tòi, thực hành cải tiến liên tục sẽ trở thành những “tên lửa” thông minh tự hướng đến mục tiêu năng suất, chất lượng, hiệu quả vượt trội hơn bao giờ hết.
1. KAIZEN là gì?
Kaizen là một thuật ngữ của người Nhật, được ghép bởi từ 改 (“kai”) – Change có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) – Good có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “Ongoing improvement” hoặc “Continuous improvement” và trong tiếng Trung, Kaizen được phát âm là Gansai, nghĩa là hành động liên tục cải tiến, mang lại lợi ích vì tập thể hơn là lợi ích của cá nhân.
Kaizen là cải tiến, cải thiện, là sự cải tiến không ngừng, nó có liên quan đến mọi người, nhà quản lý lẫn công nhân. Kaizen là sửa chữa và làm tốt hơn một việc gì đó mà đã gây khó khăn cho con người. Triết lý của Kaizen cho rằng: dù bất cứ nơi đâu – gia đình hay xã hội – đều cần được cải tiến liên tục.
Ngày nay, Kaizen được nhắc tới như một triết lý kinh doanh, phương pháp quản lý hữu hiệu làm nên thành công của các công ty Nhật Bản. Tuy vậy, những cải tiến trong Kaizen là những cải tiến nhỏ, mang tính chất tăng dần và quá trình Kaizen mang lại kết quả ấn tượng trong một thời gian dài. Khái niệm Kaizen lý giải vì sao các công ty Nhật Bản không thể duy trì mãi một trạng thái trong một thời gian dài.
2. Tại sao cần áp dụng KAIZEN?
Sau đây là một số lợi ích của việc áp dụng Kaizen trong Doanh nghiệp:
- Giảm lãng phí trong các lĩnh vực như hàng tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển, thao tác nhân viên, kỹ năng nhân viên, sản xuất thừa, chất lượng không đạt
- Tạo động lực thúc đẩy các cá nhân có các ý tưởng cải tiến.
- Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết.
- Tạo ý thức hướng tới giảm thiểu lãng phí.
- Xây dựng văn hóa công ty.
Một minh chứng về ứng dụng tuyệt vời này chính là Toyota -công ty dẫn đầu trong việc áp dụng Kaizen trong chiến lược kinh doanh
Hệ thống quản lý Kaizen giúp Toyota chế tạo ra được những chiếc xe để chuyên chở nội bộ nhà máy và từ các bộ phận trong dây truyền lắp đặt. Từ đó Toyota tiết kiệm được gần 3.000 USD cho việc mua xe chở hàng. Việc áp dụng Kaizen giúp cung cấp nguyên liệu hợp lý tùy thuộc vào khối lượng được tiêu thụ, giảm thiểu công việc trong quy trình và sự sắp xếp hàng hóa tồn kho.
Do vậy, công nhân chỉ phải dự trữ một khối lượng nhỏ cho mỗi sản phẩm và thường xuyên bổ sung dựa trên những gì mà khách hàng thật sự lấy đi. Điều này giảm thao tác thừa của công nhân, máy móc thiết bị giúp tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng công việc, giảm giá thành sản phẩm.
Có thể nói đứng sau sự chuyển mình về kinh tế của nước Nhật sau thế chiến thứ Hai, đóng góp của Kaizen là vô cùng to lớn. Tuy nhiên, “Vật cực tất phản ” xung quanh Kaizen cũng có những câu chuyện chẳng ai ngờ liên quan tới cả ngành sản xuất nền kinh tế hàng đầu châu Á này.
3. Vậy phương pháp KAIZEN cụ thể như thế nào?
Toyota đặt cược vào việc đào tạo cái nôi nhân sự, có nhân sự mạnh họ với có thể cạnh tranh với thế giới. Nhân sự ở lại cùng công ty khi họ nhận ra chính họ đang phát triển đi lên từng ngày. Như đã đề cập ở trên, Kaizen ám chỉ nhiều hơn đến “sự cải thiện liên tục và không ngừng nghỉ”. Một cách đơn giản, mọi khía cạnh trong một quá trình tổ chức nên hướng tới làm điều gì đó tốt hơn. Triết lý này lần đầu tiên xuất hiện tại nhiều doanh nghiệp Nhật, ngay sau chiến tranh thế giới thứ II với nội dung rằng làm những thứ theo cách vẫn thường làm không phải là điều tốt, đặc biệt là khi luôn có những lựa chọn khác tốt hơn có thể tạo ra kết quả tuyệt vời hơn. Được truyền cảm hứng bởi những phương pháp nâng cao hiệu suất làm việc đến từ phương Tây, Kaizen xuất hiện cũng đồng nghĩa với những nỗ lực trên toàn công ty nhằm cải thiện và hợp lý hóa một cách thông minh các hoạt động kinh doanh cũng như phương pháp sản xuất, đồng thời, vẫn tôn trọng sản phẩm, kỹ thuật chế tạo và những người lao động.
Sự cải tiến có tính liên tục này có thể được tách thành 6 bước:
- Tiêu chuẩn hóa (Standardize): Bắt đầu với quá trình thực hiện một hoạt động cụ thể có thể lặp lại và tổ chức.
- Đo lường (Measure): Kiểm tra liệu rằng quá trình có hiệu quả bằng cách sử dụng dữ liệu có thể xác định được về mặt số lượng như thời gian hoàn thành, số giờ cần bỏ ra..
- So sánh (Compare): So sánh các kết quả đo lường với yêu cầu. Liệu rằng quá trình đó có tiết kiệm thời gian? Liệu rằng có tốn quá nhiều thời gian? Liệu rằng nó có tương xứng với kết quả kỳ vọng?
- Cải tiến (Innovate): Tìm kiếm những cách mới, tốt hơn để làm cùng công việc đó hoặc đạt được cùng kết quả đó. Tìm kiếm những con đường thông minh hơn, hiệu quả hơn đi tới cùng mục tiêu đó mà có thể tăng năng suất.
- Tiêu chuẩn hóa (Standardize): Tạo một quá trình khác tương tự cho những hoạt động mới, hiệu quả hơn.
- Lặp lại (Reapeat): Quay trở lại bước 1 và bắt đầu một lần nữa.
Nghe có vẻ mất thời gian và rối rắm nhưng đây là một phần trong cách tiếp cận mang tính chất tâm lý về công việc hoặc văn hóa doanh nghiệp (hoặc đội nhóm). Những nguyên lý này giờ đây đã trở thành nền tảng cốt lõi của phương pháp Kaizen như một triết lý về năng suất làm việc. Một khi đã được áp dụng, mục tiêu đó là làm việc tốt hơn chứ không phải là làm nhiều việc (giống như làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn). Tương tự, điều quan trọng ở đây là tạo ra thời gian để tìm kiếm các cải tiến và tối ưu hóa.
Hãy khiến Kaizen phù hợp với bạn bằng cách thay đổi cách tiếp cận với công việc. Kaizen không chỉ được áp dụng trong doanh nghiệp mà còn phù hợp với từng người trong một môi trường đầy biến đổi, những thay đổi tích cực sẽ xảy ra với cuộc đời bạn.
Chúc bạn thành công!
Nguồn: Internet.
