Những lưu ý trong quá trình thiết lập KPI cho bộ phận sản xuất

Đối với doanh nghiệp, việc xác định, xây dựng, đo lường các chỉ số KPI hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, dễ dàng nhận thấy một số chỉ tiêu KPI cho bộ phận sản xuất mà các doanh nghiệp thường áp dụng như doanh số, số lượng khách hàng mới, tỷ lệ phế phẩm, tỷ lệ khách hàng trung thành,… Thông thường thiết lập KPI cho bộ phận sản xuất nhằm áp dụng để đo lường, đánh giá một phần kết quả công việc của bộ phận, nhân viên.

I. KPI SẢN PHẨM LỖI

• Tỷ lệ phải làm lại – rework

– Tỷ lệ phải làm lại là số sản phẩm làm hư phải sửa lại theo yêu cầu.

– Tỷ lệ này phản ánh thời gian mất mát của công ty do công nhân phải làm lại sản phẩm, công đoạn.

Các loại tỷ lệ làm lại:

1.Tỷ lệ làm lại của các công nhân trong một bộ phận.

– Tỷ lệ này phản ảnh tay nghề của công nhân hay mức độ cẩn thận của từng công nhân.

– Có những công nhân năng suất rất cao nhưng tỷ lệ làm lại cũng rất cao.

2. Tỷ lệ làm lại của cả một bộ phận:

– Sử dụng tỷ lệ này để biết mức độ hàng phải làm lại và khả năng quản lý của trưởng bộ phận đó.

3. Tỷ lệ làm lại của các bộ phận so sánh với nhau.

– Tỷ lệ này so sánh tỷ lệ làm lại giữa các bộ phận, bạn không phải so sánh về mặt giá trị mà bạn chỉ cần so sánh về mặt số lượng.

4. Tỷ lệ làm lại của toàn công ty.

5. Số tiền bị mất do phải làm lại.

– Thời gian mất mát do phải làm lại sản phẩm bao gồm thời gian đã làm sản phẩm + thời gian phải làm + thời gian chuẩn bị – thời gian chuẩn.

– Bạn nhân thời gian với năng suất * đơn giá để ra hao phí về mặt giá trị tiền. Bạn có thể so sánh giữa các cá nhân và bộ phận với nhau.

• Tỷ lệ hàng hư

Tỷ lệ hàng hư là toàn bộ các sản phẩm bị hư do bộ phận hoặc cá nhân đó làm ra.

1.Tỷ lệ hàng hư cá nhân

– Tỷ lệ hàng hư của cá nhân có thể tính theo công đoạn hay sản phẩm.

– Bạn nên có một chính sách thưởng/phạt để khuyến khích giảm và phạt tăng đối với tỷ lệ này.

– Ví dụ: bạn tính từng tỷ lệ bạn sẽ có mức thưởng tương ứng với số tiền bạn thu được do giảm tỷ lệ hàng hư. Công ty bạn tỷ lệ hàng hư là 3 %, vậy nếu 2 % thì nhân viên được 1 % * số lượng hàng * đơn giá * tỷ lệ thưởng (ví dụ là 15 %). Tất nhiên, bạn cần đưa ra một con số đủ hấp dẫn công nhân.

2. Tỷ lệ hàng hư bộ phận

– Bằng tổng số lượng hư/ tổng số lượng sản phẩm / order.

– Bạn có thể tạo chính sách thưởng phạt như phần 2.b.

II. KPI – QUẢN LÝ NGUYÊN, VẬT LIỆU

• Định mức sử dụng nguyên vật liệu

– Định mức sử dụng NVL là số lượng NVL được sử dụng trong một sản phẩm.

– Lập định mức giúp bạn quản lý định giá được sản phẩm, tiết kiệm NVL.

• Tỷ lệ tiêu hao NVL cho phép:

– Tỷ lệ tiêu hao là tỷ lệ % hao hụt cho phép của NVL trong một đơn hàng

– Tỷ lệ này thường là 3 – 5 % tuỳ loại đơn hàng.

• Tỷ lệ sử dụng NVL tiêu hao:

– Công thức: = số lượng tiêu hao thực tế ngoài định mức tỷ lệ tiêu hao cho phép

– Tỷ lệ này đo lường bằng tỷ lệ 100 %. Tỷ lệ càng cao chứng tỏ doanh nghiệp đã tiêu tốt càng nhiều NVL ngoài định mức.

– Tỷ lệ này giúp bạn xác định mức tiêu hao trung bình của NVL từ đó có quyết định tỷ lệ phù hợp cho các đơn hàng sắp tới.

• Tỷ lệ hư hỏng NVL do lỗi NVL:

– Bằng tổng số nguyên vật liệu bị hư hỏng do tính chất NVL đó, đo bằng số lượng và giá trị bằng tiền.

– Tỷ lệ này giúp bạn đánh giá được chất lượng hàng của nhà cung cấp.

• Tỷ lệ hư hỏng NVL do lỗi của công nhân:

– Bằng tổng số nguyên vật liệu bị hư hỏng do lỗi của công nhân, đo bằng số lượng và giá trị bằng tiền.

– Nếu biết được nguyên nhân này, bạn cần xem xét cách thao tác, vận hành của công nhân.

• Các lỗi khác:

– Do bảo quản không tốt

– Do dính dầu máy…

• Nguyên tắc:

– Tiết kiệm chi phí NVL giúp bạn giảm giá thành sản xuất.

– Đối với các đơn vị gia công sử dụng NVL của khách hàng thì tiết kiệm NVL mang lại cho nhà máy một nguồn thu không nhỏ.

III. KPI QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

• Giá trị order tối thiểu:

– Là giá trị tối thiểu mà tại đó bạn mới ký đơn hàng để đảm bảo tỷ lệ lợi nhuận đặt ra.

– Kiểm tra thường xuyên tỷ lệ này hàng tháng, bạn biết rằng các trường hợp order có số lượng dưới mức yêu cầu và bộ phận ký order phải giải trình.

• Giá trị trung bình của các order

– Bằng tổng giá trị / tổng số order

– Chỉ số này cho biết một các khách hàng có số lượng order lớn hơn hay nhỏ hơn số lượng order trung bình.

• Doanh số/khách hàng

– Chỉ tiêu này xác định xem khách hàng nào chiếm nhiều doanh số nhất.

– Bạn có thể xem xét 20 % số khách hàng chiếm 80 % doanh số của bạn, và bạn cần tập trung nỗ lực chăm sóc khách hàng vào các đối tượng này.

• Tỷ lệ lợi nhuận/ từng order

– Xem xét được chỉ tiêu này, cho bạn biết bạn đã sử dụng các loại chi phí nào, chi phí nào đã có khả năng cải tiến được, trách nhiệm của các bộ phận.

• Tỷ lệ lợi nhuận trên từng khách hàng:

– Tổng hợp tỷ lệ lợi nhuận trên từng khách hàng bằng cách cộng tỷ lệ các order.

– Chỉ tiêu này cho biết khách hàng nào đang tạo nhiều lợi nhuận nhất cho bạn.

– Chỉ tiêu này chưa chắc đã đúng nếu như việc giảm lợi nhuận là do phía lỗi của bạn.

IV. KPI NĂNG SUẤT 

1.Năng suất bởi đơn hàng:

• Công thức: Tính năng suất theo từng đơn hàng.
• Mục đích: so sánh giữa các đơn hàng với nhau, xác định độ khó của từng đơn hàng và bạn sẽ tìm ra nguyên nhân tại sao một đơn hàng có năng suất cao hay thấp.

2. Năng suất theo cá nhân:

• Năng suất cá nhân là số lượng sản phẩm của mỗi cá nhân làm trong một đơn vị thời gian.
• Thông qua chỉ tiêu này, bạn sẽ biết công nhân nào làm hiệu quả.
• Lưu ý: số lượng sản phẩm được tính là sản phẩm đạt chất lượng. Có những công nhân năng suất cao nhưng tỷ lệ hàng hư cao hơn rất nhiều.

3. Năng suất theo bộ phận

• Năng suất theo bộ phận được tính theo số sản phẩm bộ phận đó theo thời gian.
• Có những bộ phận sản phẩm được làm bởi riêng từng cá nhân hoặc có thể là sản phẩm do cả bộ phận làm ra.
• Năng suất theo bộ phận là chỉ tiêu đánh giá hiệu quả làm việc của cá bộ phận và người quản lý bộ phận đó.

4. So sánh năng suất:

So sánh năng suất giúp bạn biết mình đang đứng ở đâu để tìm ra giải pháp phù hợp cho công ty của bạn.

Bạn nên so sánh năng suất theo các góc độ nào?

• Giữa các cá nhân với nhau
• Giữa các bộ phận với nhau
• Giữa công ty với các đơn vị trong ngành và các công ty khác trên thế giới.

V. KPI BẢO TRÌ

• Số lần không phục vụ được:

– Công thức: = số lần không phục vụ được/tổng số lần phục vụ hoặc đơn thuần là tổng số lần không phục vụ được (nếu bạn không đo lường được tổng số lần phục vụ).

– Số lần không phục vụ được biểu hiện mức độ đáp ứng yêu cầu của bộ phận bảo trì.

– Việc không phục vụ được có thể do bộ phận bảo trì không chuẩn bị tốt, do không có đủ máy và công cụ dụng cụ, do không đủ người. Nếu bạn có thể phân chia được thì bạn sẽ tìm ra cách giải quyết.

• Số lần không sửa chữa được

– Được tính bằng số lần không sửa chữa được /tổng số lần phục vụ hoặc đơn thuần là tổng số lần không sửa chữa được (nếu bạn không đo lường được tổng số lần phục vụ).

– Nguyên nhân không sửa được là do máy quá cũ, do tay nghề, do thiếu dụng cụ…

• Chỉ số hiệu quả hoạt động bảo trì:

– Bản chất các bộ phận sản xuất là khách hàng của bộ phận bảo trì do vậy, để đánh giá hiệu quả của bộ phận bảo trì thì một trong các tiêu chí là đánh giá sự thoả mãn của khách hàng.

– Các chi tiêu đánh giá bao gồm: phản ứng nhanh chóng hay không, sửa tốt hay không? Sửa nhanh hay không? Với mới trường hợp, bạn cần đưa ra trọng số xem trường hợp sửa chữa đó thuộc trường hợp nào? Bình thường, khó hay rất khó…

– Có hai cách đánh giá là đánh giá định kỳ và đánh giá ngay sau khi thực hiện, việc đánh giá ngay sẽ có hiệu quả hơn, tất nhiên là tiêu tốn thời gian và tiền bạc hơn.

• Chỉ số chi phí:

– Một số loại chi phí do bộ phận bảo trì sử dụng như dầu máy…bạn có thể xây dựng các định mức chi phí cho các loại chi phí này.

Nguồn: https://adtimin.vn/thiet-lap-kpi-cho-bo-phan-san-xuat-giam-xac-san-xuat/ 

Xem thêm: Khóa học Ứng dụng BSC & KPI trong quản trị doanh nghiệp