English
Trong kỷ nguyên số 4.0 hiện nay, công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong rất nhiều các lĩnh vực khác nhau trong đời sống xã hội. Và trong đó, quản trị hệ thống thông tin là sự kết hợp hoàn hảo giữu giữa kiến thức quản trị, kiến thức kinh doanh và kiến thức công nghệ thông tin để có thể quản trị các dữ liệu trong doanh nghiệp.
Quản trị hệ thống thông tin là gì?
Quản trị hệ thống thông tin là một lĩnh vực được sử dụng để quản lý các hệ thống thông tin của một doanh nghiệp. Nó bao gồm việc quản lý các hệ thống phần cứng, phần mềm, dữ liệu và các quy trình liên quan đến hệ thống. Nó cũng bao gồm việc giám sát, bảo trì, bảo vệ và cải thiện các hệ thống thông tin.
Quản trị hệ thống thông tin còn được hiểu là việc con người trực tiếp cài đặt hệ điều hành, phần mềm cho máy tính nhằm mục đích đảm bảo hệ thống luôn được vận hành một cách tốt nhất và phải lưu trữ được các bản backup dự phòng khi gặp các tình huống khẩn cấp hoặc thực hiện các biện pháp bảo mật cũng như sửa lỗi khi có vấn đề cấp bách xảy ra.
Công việc này đặc biệt chú trọng đến vai trò của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động quản trị, sản xuất và kinh doanh trong các doanh nghiệp.
Trong Quản trị hệ thống thông tin, người dùng trên hệ thống sẽ được phân quyền để có thể dễ dàng trong công tác quản lý dữ liệu cũng như quản lý đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp. Nhờ có thế mạnh này mà Quản trị hệ thống thông tin đang ngày càng nhận được nhiều sự quan tâm từ các doanh nghiệp lớn nhỏ trong và ngoài nước bởi việc nhà quản lý có thể dễ dàng quản lý từ dữ liệu đến người dùng.
Nói chung Quản lý hệ thống thông tin là một hoạt động vô cùng cần thiết và quan trọng trong mỗi doanh nghiệp.
Hoạt động cũng đề cập đến cách tổ chức chia sẻ, cung cấp thông tin đến đa dạng người nhận. Chúng liên quan đến rất nhiều các yếu tố như:
– Thông tin kỹ thuật, thông số vật lý.
– Phương tiện bao gồm: Máy tính, máy chủ, trang web, phương tiện truyền thông xã hội. Bên cạnh đó còn có thiết bị di động và các ứng dụng quản trị thông tin.
Lợi ích của việc Quản trị hệ thống thông tin đối với doanh nghiệp
Quản lý hệ thống thông tin một cách tối ưu cho phép các tổ chức và doanh nghiệp đạt được các mục tiêu khác nhau. Những lợi ích đem lại có tác động trên nhiều phương diện. Hãy đọc phần phân tích sau để hiểu tại sao đây lại là điều cần thiết tại nơi làm việc.
Quản trị hệ thống thông tin có nhiều lợi ích, bao gồm: giúp các công ty cải thiện hiệu suất, năng suất công việc; giảm chi phí; giảm rủi ro; kiểm soát, quản lý dữ liệu một cách hiệu quả; tuân thủ các quy định; dễ dàng áp dụng công nghệ mới và đảm bảo an toàn các thông tin, dữ liệu độc quyền của doanh nghiệp.
Cải thiện năng suất công việc
Một hệ thống quản trị thông tin tốt sẽ hỗ trợ và giúp đỡ rất nhiều cho lực lượng nhân sự của doanh nghiệp. Họ có thể cải thiện cách lưu trữ, truy xuất những thứ cần thiết để phục vụ công việc. Chúng cũng giúp truyền tải thông điệp đến đa dạng người nhận qua các kênh.
Thông tin chính là trợ thủ đắc lực của các nhà quản trị và góp phần giúp tăng hiệu suất làm việc.
Giảm chi phí
Doanh nghiệp cần phải có cách quản lý hệ thống thông tin hiệu quả để giảm thiểu chi phí lưu trữ hồ sơ. Một số những hoạt động khiến tiêu tốn ngân sách nội bộ thường thấy có thể kể đến như là: Thu thập; Phân tích; Lưu trữ; Chia sẻ; Tiêu hủy thông tin…
Ở các công ty, tập đoàn có quy mô lớn, chúng ta càng có thể dễ dàng nhận ra tác động này. Chính vì vậy, quy tắc thực hiện ở đây chính là phải ưu tiên các nguồn dữ liệu quan trọng nhất và thường xuyên thực hiện sàng lọc để rút ngắn vòng đời của thông tin một cách tối đa.
Giảm rủi ro
Một trong số những chức năng quan trọng khác của quản trị hệ thống thông tin là giảm thiểu rủi ro bị xử phạt. Nó liên quan trực tiếp đến mặt pháp lý và tài chính của doanh nghiệp. Có thể đạt được điều này bằng việc vận hành giao thức rõ ràng dùng để ghi, lưu trữ cũng như xoá bỏ và hủy dữ liệu.
Nhờ chức năng này mà doanh nghiệp có thể yên tâm vận hành tổ chức của mình, mà không cần lo lắng về nguy cơ vi phạm pháp lý. Bởi vì, mọi thông tin đến và đi đều được định hướng, kiểm duyệt một cách cẩn thận trong từng khâu.
Kiểm soát, quản lý dữ liệu một cách hiệu quả
Xây dựng một hệ thống quản trị thông tin hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý mọi loại dữ liệu một cách hiệu quả. Nếu thiếu đi chiến lược này sẽ dẫn tới việc doanh nghiệp bị tồn đọng quá nhiều giấy tờ, hồ sơ. Chúng sẽ không được sắp xếp theo quy tắc và dẫn đến rất khó tìm thấy khi cần.
Xây dựng một hệ thống quản trị thông tin giúp cho các luồng thông tin được kiểm soát một cách dễ dàng.
Tuân thủ quy định
Có không ít các doanh nghiệp phải thường xuyên làm việc với dữ liệu bảo mật cá nhân của khách hàng. Chính vì thế mà quản lý thông tin hiệu quả đã giúp cho doanh nghiệp tuân thủ các quy định đã đề ra. Và mục đích cuối cùng mà doanh nghiệp hướng tới chính là thực thi theo quy định và yêu cầu của pháp luật.
Qua đó, mà công ty sẽ tránh được các hình phạt có liên quan đến pháp lý hoặc tài chính. Nhờ vậy mà uy tín cũng như danh tiếng của doanh nghiệp sẽ không bị ảnh hưởng bởi việc rò rỉ, lạm dụng thông tin.
Dễ dàng áp dụng các công nghệ mới
Quá trình quản lý hệ thống thông tin chính là cơ hội để doanh nghiệp có thể áp dụng công nghệ có hiệu quả hơn. Chúng sẽ thường liên quan tới các tính năng như tự động hóa hay là các giải pháp dành doanh nghiệp.
Sự kết hợp giữa cách thức quản lý cũng như công nghệ hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp khai thác một cách triệt đề các tài nguyên sẵn có. Từ đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng phát hiện, sáng tạo ra nhiều ý tưởng mới, độc lạ mà chỉ có họ mới sở hữu.
Bảo vệ và đảm bảo an toàn các thông tin, dữ liệu độc quyền
Quản trị hệ thống thông tin phản ánh một cách chính xác cách mà doanh nghiệp bảo vệ các dữ liệu các thông tin quan trọng của mình. Hệ thống có thể giúp doanh nghiệp ngăn chặn các tác động xấu từ đối thủ cạnh tranh và đồng thời phòng được các lượt truy cập trái phép.
Từ đó, doanh nghiệp có thể tận dụng một cách tối đa lợi thế từ chính bí mật kinh doanh của riêng mình. Và đồng thời nhiều kế hoạch cũng như chiến lược quan trọng khi đưa ra sẽ không phải cảm thắng lo lắng và quan ngại về việc bị sao chép ý tưởng.
Nhờ có việc Quản trị hệ thống thông tin mà các chủ doanh nghiệp có thể thực hiện việc quản trị dữ liệu tới từng người dùng trong doanh nghiệp một cách dễ dàng. Nhờ đó mà nhà quản trị có thể dễ dàng hoạch định được các chiến lược, đưa ra các chính sách phát triển đúng đắn cho doanh nghiệp để có thể tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh một cách chuyên nghiệp và có hiệu quả.
Đầu tư vào các hoạt động quản trị trong doanh nghiệp là một khoản đầu tư rất thông minh bởi vì trong thời đại kỷ nguyên số khi mà công nghệ thông tin đang ngày một phát triển như hiện nay thì sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp luôn là vấn đề quan trọng, mang tính chất sống còn đối với các doanh nghiệp lớn nhỏ. Quản trị hệ thống thông tin cho thấy hiệu quả trong quản lý dữ liệu cũng như quản lý người dùng trong doanh nghiệp của bạn, đồng thời tối ưu hóa quá trình quản trị hệ thống thông tin trong doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, Quản trị hệ thống thông tin còn giúp các doanh nghiệp dự báo một cách chính xác hơn nhờ việc sắp xeép và quản lý các thông tin, dữ liệu một cách khoa học, từ đó có thể đưa ra những ước đoán trên thực tế và dự báo hiệu quả hơn.
Ngoài ra, Quản trị hệ thống thông tin còn giúp các bộ phận trong doanh nghiệp tương tác với nhau một cách dễ dàng hơn. Không chỉ giúp cho việc quản lý nhân viên thuận lợi, mà các bộ phận, nhân viên và người dùng dữ liệu trong doanh nghiệp có thể dễ dàng trao đổi cũng như làm việc cùng nhau và nâng cao hiệu quả, chất lượng làm việc.
Hệ thống quản trị thông tin sẽ chỉ được thiết lập một cách hiệu quả khi nó đi theo một quy trình cụ thể. Mỗi doanh nghiệp thì sẽ có một cách làm của riêng mình sao cho phù hợp nhất. Dưới đây, Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp (iEIT) sẽ giới thiệu những bước căn bản giúp doanh nghiệp bắt đầu một cách dễ dàng hơn.
Xác định yêu cầu
Bước đầu tiên khi triển khai xâu dựng hệ thông chính là xác định yêu cầu. Bước này sẽ được thực hiện thông qua việc nghiên cứu nội bộ hoặc khảo sát toàn công ty. Qua đó để xác định phạm vi của một số các yếu tố như:Cách vận hành; Các bên liên quan; Các quy định.
Phương pháp dễ dàng nhất cho bước này chính là hỏi trực tiếp nhân viên về loại thông tin và phạm vi mà họ cần. Từ đó sẽ đảm bảo mỗi người đều có những điều kiện cần thiết để hoàn thành tốt công việc.
Vạch ra mục tiêu
Để hệ thống đạt hiệu quả như mong đợi, doanh nghiệp cần phải xác định mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp muốn hướng đến.
Vạch ra mục tiêu cũng phần nào giúp doanh nghiệp giảm thiểu việc lưu trữ, quản lý những thông tin không cần thiết. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm được cả ngân sách lẫn công sức phải bỏ ra.
Tìm nguồn thông tin
Để có thể tiến hành quản trị hệ thống thông tin, tổ chức cũng cần tiến hành thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Các nhà quản trị có thể chia ra theo các mục lớn để tránh việc bỏ sót thông tin. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ rà soát các khía cạnh như là: Nhân viên; Bộ phận nội bộ; Nghiên cứu đối thủ; Tình báo thị trường; Cơ quan quản lý…
Xác định cách thu thập/phân loại
Khi đã có nguồn thông tin, bước tiếp theo cần phải thực hiện để có thể quản trị hệ thống thông tin hiệu quả là xác định phương pháp thu thập và phân loại. Điều này liên quan trực tiếp tới việc vạch ra các yếu tố như: Số lượng cần có; Tần suất; Địa điểm; Thời gian.
Để quản trị hệ thống thông tin một cách nhanh chóng, bạn cũng cần phải biết chúng được xếp vào nhóm dữ liệu nào. Trong một số lĩnh vực, thông tin được tách biệt như sau: Định lượng; Định tính; Kỹ thuật; Nhân khẩu học; Tài chính; Pháp lý; Danh mục khác…
Phân tích – đánh giá
Chi phí cho quản trị hệ thống thông tin bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau. Thông thường, các loại chi phí đó sẽ được dành cho các hoạt động như: Thiết lập cơ sở hạ tầng; Đào tạo nhân viên; Vận hành – bảo trì.
Để đánh giá tính hiệu quả của quá trình quản trị hệ thống thông tin, doanh nghiệp cần nhận thấy lợi ích thu về lớn hơn chi phí mà mình đầu tư. Sau khi triển khai một thười gian, doanh nghiệp cần nhìn lại để xem xem liệu rằng mình đã đạt được điều trên hay chưa.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tính đến một số dấu hiệu tích cực khác như là: Thời gian ghi và truy xuất thông tin ngắn hơn; Tăng cường sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định trong mọi hoạt động.
Duy trì – cải tiến hệ thống
Phân tích – Đánh giá sẽ giúp doanh nghiệp nhìn nhận và tìm ra được cách cải thiện hệ thống sao cho hiệu quả. Đó cũng chính là cơ sở để có thể nâng cấp cơ sở hạ tầng, đào tạo lại nhân viên. Liên tục cải tiến sẽ đóng góp một cách tích cực vào khả năng đạt được các mục tiêu dài hạn cũng như ngắn hạn
Tuy nhiên, bất kỳ một quy trình nào thì cũng cần phải có thời gian để có thể ổn định và đi vào quỹ đạo hoạt động. Vì vậy, doanh nghiệp nên chắc chắn rằng mình đã triển khai đủ lâu trước khi có sự thay đổi tiếp theo.
Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp (iEIT) hy vọng rằng các doanh nghiệp sẽ sớm tìm phương án quản trị hệt hống thông tin khả thi nhất cho riêng mình.
