Trong việc hỗ trợ quản lý cấp cao, chúng ta đã nhận thấy xuất hiện hai chức danh quan trọng là Trợ lý và Thư ký. Có những quan điểm cho rằng hai vị trí này có thể được coi là một, trong khi đó, cũng có ý kiến cho rằng Trợ lý có trọng trách cao hơn Thư ký. Vậy, để làm rõ điều này, chúng ta sẽ tiến hành một bài viết so sánh để tìm hiểu sự khác biệt giữa Trợ lý và Thư ký, thông qua bài viết do Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp gửi đến quý độc giả dưới đây.

1. Trợ lý là gì 

Trợ lý (Assistant) là người hỗ trợ các vị trí lãnh đạo cao cấp như Chủ tịch, Giám đốc, Trưởng phòng trong quá trình xử lý công việc. Nhiệm vụ chính của trợ lý là giúp đỡ người lãnh đạo giảm bớt gánh nặng các công việc bổ sung, để họ có thể tập trung toàn tâm toàn ý vào công việc chuyên môn mang tính quyết sách quan trọng.

Trợ lý đảm nhận một loạt các công việc, bao gồm cả nhiệm vụ hành chính, xử lý giấy tờ và các công việc chuyên môn cao. Thậm chí, trợ lý có thể đại diện cho người lãnh đạo mà họ hỗ trợ trong các đàm phán và thương thuyết với khách hàng. Do đó, những nhân sự đảm nhận vị trí trợ lý thường được đánh giá là nhân tài quý giá cho các vị trí quản lý mà doanh nghiệp có nhu cầu bổ nhiệm trong tương lai.

2. Thư ký là gì 

Thư ký (Secretary) chuyên đảm nhận các công việc hỗ trợ hoạt động quản lý và điều hành của lãnh đạo. Vị trí thư ký tập trung chủ yếu trong không gian văn phòng và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến giấy tờ, công việc hành chính, soạn thảo văn bản, sắp xếp văn thư, nhận điện thoại, lên lịch trình và lên kế hoạch làm việc cho lãnh đạo.

Thư ký đảm nhận trách nhiệm quản lý tất cả các văn kiện, giấy tờ, sổ sách từ bảo mật đến công khai, từ chi tiết đến tổng quát, từ nội bộ phòng ban đến các tài liệu tham khảo từ các phòng chuyên trách khác. Khi lãnh đạo cần, chỉ cần hỏi thư ký, ngay lập tức sẽ được cung cấp thông tin một cách nhanh chóng.

3. Điểm giống 

3.1. Phạm vi công việc 

Tính chất công việc của Trợ lý và Thư ký có những nét tương đồng, trong đó một điểm chung quan trọng là phạm vi quyền hạn của cả hai vị trí. Cả Trợ lý và Thư ký đều cần hiểu rõ lịch trình làm việc và tính chất công việc của quản lý cấp cao mà họ trực tiếp hỗ trợ. Điều này đồng nghĩa rằng, khi quản lý cấp cao không có mặt, một số công việc sẽ được ủy quyền cho Trợ lý hoặc Thư ký để đại diện và chịu trách nhiệm xử lý.

3.2. Trích lọc dữ liệu khi cần thiết

Cả Trợ lý và Thư ký đều có trách nhiệm trích lọc dữ liệu và tìm kiếm văn kiện giấy tờ khi được yêu cầu bởi người quản lý. Điều này đảm bảo rằng quá trình triển khai công việc của sếp không bị gián đoạn do thiếu tài liệu hoặc số liệu quan trọng. Trợ lý hoặc Thư ký sẽ là người tiếp nhận yêu cầu này và đảm bảo rằng các tài liệu cần thiết được tìm kiếm và cung cấp một cách nhanh chóng và chính xác.

3.3. Giữ liên lạc với các đối tác

Cả Trợ lý và Thư ký đều có trách nhiệm giữ liên lạc với nhân viên, đối tác, khách hàng và các bên liên quan khác. Họ sẽ thay mặt người quản lý để ghi nhớ và duy trì liên lạc thông qua email, cuộc gọi điện thoại hỏi thăm, hoặc thậm chí gửi lẵng hoa chúc mừng khi cần thiết. Việc này giúp duy trì mối quan hệ và giao tiếp hiệu quả với các đối tác và đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt đúng và kịp thời.

3.4. Tổ chức cuộc họp nội bộ

Cả Trợ lý và Thư ký đều có trách nhiệm tổ chức các buổi họp nội bộ trong doanh nghiệp. Khi nhận được yêu cầu từ người quản lý, họ sẽ lên lịch hẹn với các thành viên tham dự, chuẩn bị phòng họp, tài liệu, máy chiếu, và nước uống. Qua đó, Trợ lý hoặc Thư ký đảm bảo rằng các cuộc họp được tổ chức một cách suôn sẻ và hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin và ra quyết định.

3.5. Thiết lập lịch trình làm việc

Trợ lý và Thư ký cũng có trách nhiệm thiết lập lịch trình làm việc cho người quản lý và phòng ban. Họ ghi chú một cách tỉ mỉ các công việc phát sinh ở nhiều thời điểm khác nhau để thuận lợi trong việc thiết lập kế hoạch làm việc theo tuần hoặc theo tháng. Đồng thời, họ cũng phụ trách việc đặt vé máy bay, đặt xe, và đặt phòng nghỉ ngơi khi người quản lý hoặc các thành viên trong nhóm cần đi công tác xa. Nhờ vai trò này, Trợ lý và Thư ký đảm bảo rằng các hoạt động công việc diễn ra suôn sẻ và không bị xung đột về thời gian.

4. Điểm khác 

4.1. Phạm vi công việc

Mặc dù cùng hỗ trợ cấp trên, thư ký và trợ lý có sự khác biệt nhất định về phạm vi công việc.

Thư ký tập trung vào mảng hành chính, hỗ trợ trực tiếp cho lãnh đạo. Họ sắp xếp lịch hẹn, công tác, tiếp khách, quản lý tài liệu, văn phòng phẩm. Thư ký cũng soạn thảo văn bản, báo cáo, email theo yêu cầu của lãnh đạo.

Trợ lý có phạm vi công việc rộng hơn, hỗ trợ lãnh đạo cả mảng hành chính và chuyên môn. Họ tham gia nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin, phân tích dữ liệu, tham mưu chiến lược, quản lý dự án. Trợ lý có thể soạn thảo báo cáo, thuyết trình cho lãnh đạo.

Ví dụ:

• Thư ký giám đốc: Hỗ trợ giám đốc sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách, soạn thảo văn bản, báo cáo, email.
• Trợ lý giám đốc marketing: Hỗ trợ giám đốc nghiên cứu thị trường, tham mưu chiến lược marketing, quản lý dự án marketing.

4.2. Trình độ chuyên môn 

Bên cạnh phạm vi công việc, trình độ chuyên môn cũng là yếu tố phân biệt giữa thư ký và trợ lý.

Đối với thư ký, yêu cầu về trình độ thường là trung cấp hoặc cao đẳng. Họ cần có kỹ năng văn phòng tốt như soạn thảo văn bản, sử dụng thành thạo các phần mềm tin học văn phòng. Kỹ năng giao tiếp, tổ chức công việc và khả năng xử lý tình huống cũng là những yếu tố quan trọng đối với thư ký.

Trợ lý thường được yêu cầu có trình độ đại học hoặc cao hơn. Tùy vào lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, trợ lý có thể cần kiến thức chuyên môn trong các lĩnh vực như marketing, tài chính, kế toán, nhân sự,… Kỹ năng phân tích, nghiên cứu, tư duy chiến lược và khả năng làm việc độc lập là những yếu tố quan trọng đối với trợ lý.

4.3. Mức độ tự chủ 

Mức độ tự chủ là một điểm phân biệt quan trọng giữa thư ký và trợ lý, thể hiện qua cách thức họ thực hiện công việc và mức độ ảnh hưởng của họ trong việc ra quyết định.

Thư ký thường làm việc theo hướng dẫn sát sao của lãnh đạo, ít có quyền tự quyết trong công việc. Họ được giao nhiệm vụ cụ thể và cần hoàn thành theo yêu cầu của cấp trên. Ví dụ, thư ký giám đốc cần tuân thủ theo sát lịch trình của giám đốc, sắp xếp các cuộc họp theo hướng dẫn, và soạn thảo văn bản theo yêu cầu.

Trợ lý, ngược lại, có thể làm việc độc lập và có quyền tự quyết cao hơn trong việc giải quyết các vấn đề chuyên môn. Họ thường được giao nhiệm vụ chung và có thể tự chủ trong cách thức thực hiện. Ví dụ, trợ lý giám đốc marketing có thể tự nghiên cứu thị trường, đề xuất chiến lược marketing, và lựa chọn phương thức triển khai phù hợp.

Sự khác biệt về mức độ tự chủ này xuất phát từ một số yếu tố:

• Trình độ chuyên môn: Trợ lý thường có trình độ chuyên môn cao hơn thư ký, do đó họ có kiến thức và kỹ năng để tự chủ trong công việc.
• Tính chất công việc: Công việc của trợ lý thường mang tính chuyên môn cao hơn, đòi hỏi khả năng tư duy độc lập và ra quyết định.
• Mức độ tin tưởng của lãnh đạo: Lãnh đạo thường tin tưởng giao phó nhiều trách nhiệm hơn cho trợ lý so với thư ký.

Mức độ tự chủ ảnh hưởng đến vai trò của thư ký và trợ lý trong việc hỗ trợ lãnh đạo:

• Thư ký đóng vai trò hỗ trợ trực tiếp cho lãnh đạo, đảm bảo công việc được thực hiện theo hướng dẫn và đúng tiến độ.
• Trợ lý đóng vai trò tham mưu cho lãnh đạo, đưa ra ý kiến và đề xuất giải pháp cho các vấn đề chuyên môn.

Hi vọng rằng với bài viết trên các bạn có thể phân biệt được rõ sự khác nhau của nghề Trợ lý và Thư ký. Nếu bạn đang tìm hiểu về nghề Trợ lý hoặc Thư ký có thể tham khảo khóa học Thư ký, Trợ lý do Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp tổ chức tại đây. Ngoài ra bạn đọc có thể tìm kiếm các thông tin về bí quyết trở thành Thư Ký, Trợ Lý chuyên nghiệp tại đây.