English
Việc trang bị cho bản thân các kỹ năng quản lý dự án là điều vô cùng cần thiết đối với các nhà quản trị dự án để có thể gặt hái được thật nhiều thành công trong công việc.
Tuy nhiên, kỹ năng quản lý dự án không chỉ đơn thuần là một kỹ năng như tên gọi của nó mà nó bao gồm rất nhiều các kỹ năng cần thiết khác của một nhà quản trị. Và bây giờ, hãy cùng Viện Đào tạo và Tư vấn Doanh nghiệp (iEIT) tìm hiểu về những kỹ năng đó thông qua bài viết dưới đây nhé!
Kỹ năng quản lý dự án là gì?
Kỹ năng quản lý dự án là một nhóm các kỹ năng cần thiết để có thể bắt đầu, lập kế hoạch và tiến hành bất kỳ một dự án nào.
Người quản lý thường có một đội ngũ hoặc một nhóm nhân viên phụ trách các vị trí công việc khác nhau trong dự án. Và những người này sẽ cùng nhau làm việc nhằm mục đích đạt được mục tiêu đề ra.
Người quản lý dự án sẽ chịu trách nhiệm khởi động, lập kế hoạch và thực hiện công việc của dự án. Đồng thời chịu trách nhiệm chỉ đạo và thúc đẩy đội ngũ nhân viên làm việc, hoàn thành mục tiêu đặt ra. Cùng với đó trao đổi với ban lãnh đạo của doanh doanh nghiệp và các bên có liên quan về tình hình thực tế của dự án.
Những kỹ năng quản lý dự án cần phải có
Nhìn chung, có thể hiểu một cách đơn giản kỹ năng quản lý dự án là tập hợp các kỹ năng, kiến thức và thói quen cần thiết để thành công trong việc quản lý dự án. Nó bao gồm các kỹ năng cốt lõi như kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng giao tiếp, quản lý rủi ro, lập kế hoạch dự án, quản lý các phần việc nhỏ, quản lý thời gian, và nhiều hơn nữa.
Kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng lãnh đạo trong quản lý dự án bao gồm: các kỹ năng quản lý thời gian, nguồn lực, nhiệm vụ, và mục tiêu; các kỹ năng quản lý khách hàng; kỹ năng định hướng, kiểm soát, và đánh giá các nhân viên; kỹ năng lãnh đạo nhóm; kỹ năng đối ngoại; và kỹ năng quản lý thay đổi.
Kỹ năng này cung cấp cho người quản lý khả năng điều phối công việc và tạo ra bầu không khí thoải mái để nhân iên có thể trao đổi các ý tưởng, cùng nhau xây dựng kế hoạch và hoàn thiện dự án.
Các nhà quản lý ccó thể cải thiện kỹ năng lãnh đạo của mình bằng cách thực hiện tất cả công việc một cách kỷ luật và lãnh đạo đội ngũ nhân viên bằng cách làm gương như hoàn thành deadline đúng hạn, đúng giờ cho các cuộc họp,…
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp trong quản lý dự án là khả năng của một quản lý để thành công trong việc thương lượng, giải quyết vấn đề, truyền đạt ý tưởng và giao tiếp của họ với các thành viên trong dự án. Điều này có thể bao gồm việc thực hiện các cuộc họp, gửi và nhận thư, gọi điện, sử dụng các công cụ trực tuyến như email và trò chuyện, và cả việc trình bày ý tưởng của bạn trước các nhóm lớn.
Kỹ năng giao tiếp là một trong số các kỹ năng quan trọng hàng đầu đối với tất cả các nhà lãnh đạo nói chung, chứ không chỉ riiêng đối với người quản lý dự án.
Ngoài ra, trong quá trình giao tiếp các nhà quản lý cũng cần để ý đến kỹ năng đàm phán. Đây là kỹ năng cần thiết khi cần phải thương lượng giá cả với nhà cung cấp hoặc thương lượng, đàm phán với các bên liên quan về mong muốn của họ so với những gì mà doanh nghiệp của mình có thể đạt được trong thực tế.
Quản lý rủi ro
Kỹ năng quản lý rủi ro trong quản lý dự án bao gồm các kỹ năng như phân tích rủi ro, định hướng quản lý rủi ro, định hướng điều chỉnh, phát hiện rủi ro, đánh giá rủi ro và theo dõi rủi ro.
Phân tích rủi ro giúp xác định những rủi ro có thể gây ảnh hưởng đến dự án, còn định hướng quản lý rủi ro giúp định hướng các biện pháp để giảm thiểu rủi ro. Định hướng điều chỉnh giúp xác định các biện pháp để điều chỉnh rủi ro, phát hiện rủi ro giúp xác định những rủi ro mới, đánh giá rủi ro giúp xác định mức độ ảnh hưởng của rủi ro và theo dõi rủi ro giúp xác định xem rủi ro đã được giảm thiểu hay chưa.
Lập kế hoạch dự án
Kỹ năng lập kế hoạch dự án bao gồm các khả năng để phân tích, xây dựng và quản lý một kế hoạch dự án. Điều này bao gồm việc định hình các mục tiêu và các giai đoạn của dự án, định cấu hình các yêu cầu và các thành phần của dự án, phân tích rủi ro và xây dựng một kế hoạch để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành trong thời gian và với chi phí được ước lượng.
Trước khi bắt đầu thực hiện thì bất kỳ dự án nào cũng cần phải xây dựng kế hoạch và trong giai đoạn này, cần phải xác định được toàn bộ các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra chiến lược để ứng phó, giải quyết.
Một lộ trình tốt, rõ ràng và cụ thể sẽ giúp người quản lý dễ dàng clàm việc với các thành viên còn lại, đồng thời dễ dàng sắp xếp các quy trình một cách hợp lý và điều phối các hoạt động toàn diện.
Quản lý các phần việc chia nhỏ
Một trong số các công việc của người quản lý là chia nhỏ các phần việc trong dự án thành các công việc chi tiết để mọi thành viên có thể dễ dàng hiểu được cách thức làm việc để có thể nhanh chóng đạt được mục tiêu.
Người quản lý phải có kỹ năng quản lý các phần công việc nhỏ nhằm đảm bảo tất cả mọi người biết cùng một thông tin, qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều phối, phân chia công việc cho từng người hợp lý.
Đồng thời, người quản lý dự án cũng cần lập danh sách, xây dựng bảng phân công công việc và quản lý tiến trình thực hiện từng phần công việc được phân chia cho từng người một.
Kiểm soát chi phí
Việc kiểm soát chi phí bao gồm các thao tác như: định giá dự án, xác định các nguồn chi phí, định hướng các chi phí, đánh giá lại các chi phí, kiểm tra các chi phí, điều chỉnh các chi phí, và thực hiện các biện pháp để giảm thiểu các chi phí.
Ngoài việc hoàn thiện và kết thúc dự án đúng hạn với một khối lượng ngân sách hợp lý, người quản lý cũng có thể xem xét và quan sát cách mà dự án đó đóng góp cho doanh thu của doanh nghiệp.
Các nhà quản lý có thể tạo ngân sách bằng cách thủ công. Tuy nhiên, hiện nay với trình độ phát triển vượt bậc của công nghệ thì các nhà quản lý cũng có thể cân nhắc việc sử dụng các phần mềm quản lý dự án hiện đại, các phần mềm đó cung cấp các tính năng thiết lập ngân sách phù hợp với tất cả các quy mô lớn nhỏ khác nhau.
Quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong quản lý dự án. Kỹ năng này cho phép quản lý để đảm bảo rằng các mục tiêu của dự án được thực hiện trong thời gian quy định. Điều này bao gồm cả việc xác định các mục tiêu của dự án, xác định thời gian cần thiết để đạt được chúng và phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ của dự án.
Ngoài ra, kỹ năng quản lý thời gian cũng giúp quản lý dự án để giám sát và điều chỉnh các thay đổi trong thời gian của dự án.
Để hiểu được tình trạng thực tế của dự án, người quản lý phải thiết lập một thời gian biểu phù hợp để nắm bắt được thời gian làm việc của các thành viên.
Bên cạnh đó, tối đa hóa hiệu quả công việc cũng là điều quan trọng để có thể quản lý chi phí và duy trì hoạt động của dự án trong phạm vi ngân sách. Nhà quản lý cũng có thể sử dụng các công cụ khác ví dụ như bảng điều khiển kỹ thuật số (dashboard), lịch, bảng chấm công nhằm tạo ra sự minh bạch, và kiểm soát trách nhiệm thực hiện công việc của mọi người.
Bạn có thể tham khảo khóa học Mini MBA của Viện Đào tạo & Tư vấn doanh nghiệp tại đây nhé!
Tìm hiểu thêm khóa học Mini MBA
Theo dõi Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp – Trường Đại học Ngoại thương tại đây:
