Quản trị dự án là công việc đóng vai trò quan trọng và chủ yếu trong việc giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Và nhà quản trị dự án là người chịu trách nhiệm lên kế hoạch, hoạch định chiến lược và tổ chức thực hiện, phân bổ nguồn lực hợp lý nhằm bảo đảm công việc được hoàn thành đúng tiến độ.
Ở bài viết dưới đây, Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp sẽ giới thiệu và giúp các bạn hiểu rõ hơn công việc quản trị dự án.
Quản trị dự án là gì?
Quản trị dự án tiếng anh là Project Governance, được hiểu là việc nhà quản trị ứng dụng các kiến thức, kỹ năng cũng như các công cụ kỹ thuật vào trong các hoạt động dự án nhằm mục đích đạt được các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.
Nói chung, quản trị dự án chính là một quy trình quản lý nhằm đảm bảo rằng một dự án được thực hiện đúng hạn, chi phí và chất lượng. Nó bao gồm các hoạt động khác nhau như: phâ tích yêu cầu, thiết kế, phát triển, kiểm tra, triển khai và bảo trì.
Quản trị dự án là một hoạt động đặc thù mang tính khách quan và nó phản ánh toàn bộ các chức năng quản trị như: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát.
- Hoạch định dự án bao gồm các hoạt động như thu thập và xử lý các thông tin có liên quan đến dự án. Xây dựng kế hoạch, phân tích nhu cầu, phân tích rủi ro, định giá, quản lý thời gian và nguồn lực, quản lý chất lượng, quản lý các yêu cầu và giao dịch, quản lý rủi ro và quản lý giải pháp.
- Các hoạt động tổ chức điều phối và lãnh đạo các hoạt động của dự án như: xây dựng mục tiêu, phân chia công việc, định hướng các nhân viên tham gia, quản lý và đánh giá các kết quả, quản lý và điều chỉnh các rủi ro, đảm bảo quản lý chất lượng dự án, và điều hành các hoạt động của dự án.
- Hoạt động kiểm soát và đánh giá toàn bộ quá trình dự án thực hiện các công việc như: xây dựng kế hoạch, thực hiện các bước trong kế hoạch, đánh giá hiệu quả của các bước, đề xuất các biện pháp cải thiện và đánh giá các kết quả cuối cùng.
Vai trò của quản trị dự án
Quản trị dự án là một hoạt động đóng vai trò quan trọng, không thể thiếu trong các hoạt động của doanh nghiệp bởi vì nó đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra của dự án, đảm bảo dự án vẫn được thực hiện đúng tiến độ. Thời gian là yếu tố then chốt của một dự án. Trong trường hợp không đảm bảo được về yếu tố thời gian thì dự án đó sẽ rất dễ gặp thất bại.
Trong một dự án thì nhà quản trị dự án là người có vai trò chủ chốt trong việc giúp doanh nghiệp triển khai một cách có hiệu quả các công việc và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Dựa vào vốn kiến thức và kinh nghiệm sẵn có của mình nhà quản trị dự án sẽ phân tích tình hình thực tế và lên kế hoạch thực hiện cụ thể.
Và sau đó tiến hành điều phối và phân bổ nguồn lực cho dự án một cách hợp lý để không lãng phí nguồn lực. Nếu nhà quản trị không phân bổ nguồn lực đồng đều thì sẽ rất dễ gây ra tình trạng chậm trễ tiến độ và thậm chí có thể đẩy dự án đó đến bờ vực thất bại.
Các bước quản trị dự án
Quy trình quản trị dự án là một tập hợp các bước và quy trình được thiết kế để đảm bảo rằng một dự án được thực hiện một cách hiệu quả. Quy trình quản trị dự án bao gồm các bước như xác định mục tiêu và phạm vi, định hình nhân viên, phân chia công việc, quản lý rủi ro, quản lý thay đổi và quản lý tài nguyên.
Để công việc được tiến hành một cách chuyên nghiệp và chặt chẽ thì các nhà quản trị nên tiến hành quy trình quản trị bao gồm 5 bước dưới đây:
Bước 1: Xác định mục tiêu, khởi động dự án
Xác định dự án là giai đoạn, bước đi đầu tiên của quản trị dự án nhằm mục đích nắm rõ các yêu cầu mà chủ đầu tư đưa ra. Từ đó, Doanh nghiệp đưa ra các ý tưởng sáng tạo, tiến hành dự đoán rủi ro và đề xuất các phương án giải quyết.
Để xác định dự án, nhà quản trị cần phải xác định mục tiêu, tầm nhìn của dự án, phân tích rủi ro và lợi ích, xác định các công việc cần làm để đạt được mục tiêu cũng, định hướng các thành viên và định hình các tài nguyên cần thiết để hoàn thành dự án.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch tiến hành dự án
Sau khi xác định được mục tiêu và hoàn thiện bản phác thảo cho dự án, các bên sẽ tiến hành phê duyệt và thực hiện dự án.
Ở gia đoạn này, nhà quản trị sẽ cần phải đặt mục tiêu cho từng hạng mục một. Nhà quản trị có thể tham khảo một trong hai cách đặt mục tiêu chính là: dựa vào mô hình SMART hoặc mô hình CLEAR.
Thứ nhất, với mô hình SMART:
S – SPECIFIC – Tính cụ thể: Mục tiêu phải trả lời được các câu hỏi cụ thể. Ví dụ như: Dự án được thực hiện cho sản phẩm nào?, Dự án diễn ra ở đâu?…..
M – MEASURABLE – Có thể đo lường: Mục tiêu đã đề ra phải được đo lường bằng các chỉ số cụ thể.
A – ACHIEVABLE – Tính khả thi: Mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra phải phù hợp cả về nguồn lực và chi phí.
R – RELEVANT – Tính phù hợp: Cần phải đề ra các mục tiêu thực tế, phù hợp với các công việc có liên quan đến dự án.
T – TIME-BOUND – Thời hạn: Nhà quản trị dự án cần đặt ra các mốc thời gian cụ thể đề hoàn thành công việc.
Thứ hai là mô hình CLEAR:
C – COLLABORATIVE – Hợp tác: Mục tiêu đã đề ra phải có sự hợp tác và kết nối giữa các bộ phẩm nhằm thúc đẩy tính hiệu quả của công việc nhóm.
L – LIMITED – Giới hạn: Mục tiêu phải nằm trong giới hạn về phạm vi, nguồn lực và thời gian để thực hiện
E – EMOTIONAL – Cảm xúc: Nếu có thể, nhà quản trị hãy cố gắng truyền cảm hứng cho nhân viên của mình để họ không ngững cố gắng, nỗ lực và cống hiến.
A – APPRECIABLE – Có thể đánh gia: Mục tiêu cần có tính khả thi và phải chia ra được thành các mục tiêu nhỏ để dễ dàng thực hiện và đánh giá.
R – REFINABLE – Dễ điều chỉnh: Mục tiêu không nên quá cứng nhắc, ngược lại nên linh hoạt và dễ dàng tinh chỉnh phụ thuộc vào tình hình thực tế.
Bước 3: Triển khai dự án
Giai đoạn này được tính là bắt đầu kể từ khi chi phí được đưa vào cho đến khi dự án chính thức kết thúc. Trong một số trường hợp thực tế thì các nhà quản trị thường chia giai đoạn này thành các giai đoạn nhỏ hơn để tiện cho việc theo dõi cũng như quản lý tiến độ công việc.
Khi dự án được phê duyệt và chính thức đi vào hoạt động thi nhà quản trị nên bắt đầu dự án bằng một cuộc họp kick-off. Cuộc họp này nhằm mục đích tạo điều kiện để nhà quản trị giới thiệu về doanh nghiệp cho nhân viên và đồng thời trình bày về dự án cũng như kế hoạch thực hiện.
Ở giai đoạn này, nhà quản trị cũng cần phải thực hiện một số công việc khác như là: phân chia nguồn lực thành các đội nhóm nhỏ, phân công nhiệm vụ, thực hiện kế hoạch quản lý, cập nhật tình hình thực tế của dự án, cập nhật kế hoạch dự án theo từng giai đoạn.
Bước 4: Theo dõi và đánh giá kết quả dự án
Ở bước này, nhà quản trị cần theo dõi sát sao về thời gian thực tế triển khai dự án so với thời gian đã đề ra trên kế hoạch, đồng thời giám sát một cách chặt chẽ từng công đoạn của dự án.
Các công việc trên giúp nhà quản trị luôn chủ động trong việc điều chỉnh và có các biện pháp xử lý kịp thời đối với các vấn đề, các rủi ro có thể xảy ra. Đây là một trong số các yếu tố then chốt sẽ quyết định dến dự thành bài của dự án.
Bước 5: Nghiệm thu kết quả đạt được và kết thúc dự án
Nhiệm vụ chính của giai đoạn này là làm rõ những mặt thành công, những hạn chế của quá trình thực hiện dự án qua đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho công tác quản trị các dự án khác trong tương lai.
Trước khi chính thức kết thúc dự án, nhà qản trị dự án cầm tiến hành ngiệm thu và đánh giá mức độ hoàn thành của dự án; phân tích, đánh giá hiệu quả của các hoạt động nhóm; phân tích đánh giá thành tựu và hạn chế của dự án. Và cuối cùng là kết toán ngân sách đã chi cho dự án.
Tố chất của một nhà quản trị dự án chuyên nghiệp
Nhà quản trị dự án được ví như một vị thuyền trưởng tài ba chèo lái doanh nghiệp của mình chạm đến những mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.
Để có thể giúp doanh nghiệp phát triển một cách vững mạnh thì nhà quản trị không chỉ cần có kiến thức, kinh nghiệm, và một số kỹ năng như: kỹ năng lãnh đạo, quản lý, giải quyết vấn đề, làm việc độc lập và trong nhóm, tổ chức và quản lý thời gian, giao tiếp và làm việc với đối tác, điều chỉnh và điều chỉnh theo yêu cầu của khách hàng, và kỹ năng quản lý và theo dõi tài nguyên.
Ngoài ra, nhà quản trị dự án cũng cần phải rèn luyện các tố chất quan trọng khác.
Bạn có thể tham khảo khóa học Mini MBA của Viện Đào tạo & Tư vấn doanh nghiệp tại đây nhé!
Tìm hiểu thêm khóa học Mini MBA
Theo dõi Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp – Trường Đại học Ngoại thương tại đây:
