20 quy tắc trong quản lý theo Richard Templar (phần 3)

7. QUY TẮC 7 : ÐẶT RA RANH GIỚI CỦA BẠN 

Ngay từ hôm nay, bạn phải triệt để tuân thủ các quy định của công ty. Bạn còn nhớ trước đây chúng ta đã nói tới việc quản lý nhóm của bạn cũng có chút gì đó giống như phải cư xử như một người cha, người mẹ chứ? Như vậy, với tư cách là cha, mẹ, bạn nhất thiết phải đặt ra ranh giới và không chịu khoan nhượng thì mới có thể làm tốt vai trò của mình. Nếu như bạn để họ “được đằng chân” thì họ sẽ “lân đằng đầu”. Nếu họ thấy bạn “lún” thì họ sẽ tận dụng yếu điểm này của bạn. Ranh giới rõ ràng và sự không khoan nhượng phải đi kèm với một quy tắc nhất định đó là tiêu chuẩn để bạn có thể đánh giá mọi chuyện. Tất cả những gì bạn cần làm là hỏi: “Có phải việc này đã vi phạm quy định không?” Nếu đúng là như vậy thì bạn cần chấm dứt ngay. Nếu bạn cứ tiếp tục để cho nó xảy ra thì bạn sẽ dừng lại ở đâu? Tuy vậy, đặt ra giới hạn không phải đặt ra hàng trăm quy định và cứng nhắc một cách tức cười. Bạn chỉ cần đưa ra một vài quy định chính quan trọng với bạn, với nhóm và với công việc. Bạn phải quy định một cách rõ ràng và kiên quyết. 

Tôi sẽ nhắc đi nhắc lại trong cuốn sách này rằng bạn đang làm việc với một nhóm chứ không phải với một cá nhân. Bạn có thể nghĩ rằng đối với từng người hay với bất kỳ người nào cũng có thể có ngoại lệ nhưng bạn không phải làm việc với các cá nhân mà bạn đang làm việc với cả một nhóm. Nếu bạn nhượng bộ một ai đó thì bạn cũng phải nhượng bộ tất cả những người khác. Nếu một người vi phạm quy định mà được chấp nhận thì những người khác cũng có quyền được vi phạm quy định. 

Người quản lý tốt là người có thái độ nghiêm khắc với những việc làm sai trái vì điều này sẽ khiến cho người khác thấy rõ bạn là người quản lý tài giỏi, kiên quyết, biết kiểm soát. Nếu bạn bỏ qua lỗi lầm của họ, có thể một số người trong nhóm sẽ nghĩ bạn là người rộng lượng, nhưng cả nhóm sẽ khinh thường bạn.

8. QUY TẮC 8: HÃY SẴN SÀNG SA THẢI 

Ví dụ bạn có một ban nhạc và bạn yêu cầu họ chơi. Bạn đứng lắng nghe. Có chỗ nào đó không ổn. Hóa ra là người chơi sáo đã bị lạc cung, chơi sai nhạc và đang chơi một bản nhạc khác. Bây giờ bạn có 3 lựa chọn: Để yên và chịu đựng, thay đổi, sa thải người chơi sáo. 

Chúng ta hãy để ý đôi chút tới ba lựa chọn trên, bởi vì đối với tất cả mọi vấn đề từ các mối quan hệ, cuộc sống, công việc cho tới vấn đề làm cha làm mẹ, dù ở bất cứ thời nào mỗi vấn đề này đều có chung ba thái độ lựa chọn nói trên. Vậy giá như bạn chọn cách thứ nhất là chịu đựng thì ban nhạc của bạn sẽ bị lệch cung, lạc điệu và không thể chơi được một bản nhạc hay để làm hài lòng thính giả. Người nghe ‐ mục tiêu của bạn ‐ sẽ không nghe nữa và sẽ lên án bạn. 

Bạn chọn giải pháp thứ hai là phải thay đổi tình hình. Người chơi sáo là anh X cần được đào tạo thêm. Anh ta được học một khóa học riêng ở tại nhà để sửa chữa những lỗi sai khi thổi sáo. Vấn đề đã được giải quyết. Bạn đã giải quyết thật tuyệt vời. 

Nhưng nếu bản báo cáo về người chơi sáo này cho biết rằng anh ta khiếm thính và không nên để cho anh ta chơi ở vị trí hàng ghế đầu trong ban nhạc, thay vào đó anh ta nên được giao cho làm chân rung chuông báo động có hỏa hoạn thì sao? Trong tình hình này, bạn không thể để cho anh ta tiếp tục chơi ở một vị trí khác trong ban nhạc vì anh ta sẽ làm rối tung mọi chuyện lên. Như vậy thì ban nhạc của bạn sẽ không còn tin tưởng ở bạn nữa và sẽ bắt đầu chống đối bạn. 

Nếu bạn chọn giải pháp thứ ba tức là cho người thổi sáo đó nghỉ việc, đây là giải pháp nhanh gọn và đúng đắn. Anh ta có thể trở về nhà và trở thành nhà vô địch với công việc rung chuông báo động hỏa hoạn ở một nơi nào đó. Không chỉ vậy, lúc này ban nhạc của bạn sẽ thấy rằng bạn là một người quả quyết, bạn biết thực hiện những gì bạn muốn, là người khách quan và rất có trách nhiệm. Bạn đã ghi được một điểm quý giá rồi đó. 

Hãy luôn sẵn sàng tỉa bỏ cành cây chết, cây mọc um tùm, loại bỏ tay chơi sáo kém cỏi (và bất cứ thành viên nào trong nhóm không làm việc hiệu quả).

9. QUY TẮC 9: GIAO NHIỆM VỤ CHO NGƯỜI KHÁC TRONG MỨC CÓ THỂ HOẶC TRONG MỨC BẠN DÁM GIAO 

22

“Khi bạn giao quyền cho người khác mà bạn cảm thấy e ngại và phải hao tổn nhiều tâm lực thì đó mới chính là sự uỷ quyền thật sự” – Caspian Woods, trong cuốn Acorns ‐ Làm thế nào để tay trắng dựng lên sự nghiệp lớn lao 

Một nhà quản lý tốt, kể từ lúc này bao gồm cả chính bạn nữa, đều biết rằng phải quản lý những việc quan trọng, quản lý phương pháp, cách thức, tình huống, chiến lược chứ không phải là quản lý con người. Hãy tưởng tượng bạn có một khu vườn lớn và quyết định thuê người làm vườn. Bạn có quản lý người làm vườn không? Không. Công việc của bạn là quản lý khu vườn. Bạn sẽ quyết định phải trồng gì, trồng khi nào và ở vị trí nào. Người làm vườn, giống như chiếc mai hay chiếc xe cút kít, là công cụ trong vườn để bạn sử dụng, quản lý, chăm sóc khu vườn của bạn một cách hiệu quả. 

Bây giờ đã tới lúc bạn phải biết cách để giao cho người làm vườn càng nhiều quyền đưa ra quyết định càng tốt để bạn chỉ phải quan tâm tới chiến lược lâu dài. Bạn chỉ cần quan tâm tới bức tranh toàn cảnh, trong khi vẫn có thể thảnh thơi ngồi dưới bóng râm uống rượu Pimm. 

Về cơ bản, đấy chính là bí quyết của cách quản lý hiệu quả: Giao việc cho người khác rồi để họ tự làm, chỉ kiểm tra một đôi lần để chắc chắn rằng họ làm theo cách mà bạn muốn, lần sau thì cứ để họ tự làm. Bạn hãy giao quyền cho nhân viên của bạn càng nhiều càng tốt và càng hạn chế việc quản lý con người càng nhiều càng tốt. Thay vào đó, bạn hãy quản lý tiến trình kế hoạch, thành lập nhóm của bạn, tin tưởng và giao quyền cho họ tự làm việc của mình. Đôi khi việc trao quyền kiểu này cũng mang lại kết quả không như mong đợi. Nhân viên của bạn có thể sẽ lợi dụng niềm tin của bạn và làm việc không hiệu quả. Nhưng đấy hoàn toàn vẫn là lỗi của bạn vì bạn là người quản lý và bạn chịu trách nhiệm quản lý nhóm của mình. Bạn cứ đọc tiếp và chúng ta sẽ tìm cách để ngăn chặn trường hợp rủi ro trên, dẫu sao thì chuyện rủi ro cũng ít khi xảy ra. 

33

10. QUY TẮC 10: CHO PHÉP NHÂN VIÊN ÐƯỢC MẮC SAI LẦM 

“Ông chủ khắc phục những trách móc, người quản lý sửa chữa sai lầm”- Khuyết danh

Người Trung Quốc có câu “Nói cho tôi biết thì tôi sẽ nhớ được một giờ, chỉ cho tôi thấy thì tôi sẽ nhớ được một ngày nhưng cho tôi tự tay làm thì tôi sẽ nhớ suốt đời”. Câu nói này khá chính xác. Nếu như bạn để cho nhân viên của bạn tự làm thì lúc đầu họ có thể làm không tốt lắm, họ sẽ mắc phải những sai lầm. Tuy nhiên, bạn vẫn phải chấp nhận điều này. 

Nếu bạn là cha mẹ và có đứa con hai tuổi thì bạn sẽ cảm nhận được nỗi lo âu khi thấy con mình cứ nhất định muốn được tự tay rót nước để uống. Bạn đứng bên cạnh cầm sẵn khăn lau ở tay vì bạn biết rằng: Con bạn sắp làm đổ nước, chính bạn là người phải lau sạch. 

Bạn cứ để cho con mình làm tràn, lần sau con bạn sẽ làm tốt hơn, nó chỉ làm tràn trong lần đầu tiên mà thôi. 

Tôi không nói rằng các thành viên trong nhóm của bạn giống như trẻ con, dù tôi có nói như vậy thì bạn cũng đừng nói với họ như thế, tuy nhiên bạn nhất thiết phải để cho họ “làm tràn nước” nếu như họ muốn tiến bộ. Bạn cần phải cầm khăn lau đứng đằng sau sẵn sàng lau cho họ. Mỗi khi họ làm tràn nước thì bạn không được trách mắng họ. Bạn phải nói rằng: “Tốt, tốt lắm, các bạn đang tiến bộ rất nhanh”. Bạn cố gắng đừng để cho họ nhìn thấy chiếc khăn lau và việc bạn phải lau chùi dọn dẹp. 

viVI