EnglishBình luận: Làm trước hay nghĩ sau?
Khi so sánh về cách thức thiết lập giữa KPI không tốt và KPI tốt, có thể thấy rằng ở trường hợp KPI tốt, phần nửa đầu, tức là phần cho đến khi vận dụng là giai đoạn dành rất nhiều thời gian.
Khi tiến hành vận dụng quản trị KPI theo cách thức thiết lập những KPI không tốt thì nhiều khả năng sẽ phát sinh vấn đề sau khi đi vào vận dụng.
Nói tóm lại, hậu quả là có nhiều trường hợp tốn kém thời gian ở phần sau.
Tức là với KPI tốt thì ta “dành nhiều thời gian” cho phần nửa đầu còn với những KPI không tốt ta sẽ “mất nhiều thời gian” cho phần nửa sau.
Thực ra, có không ít trường hợp những người có cách thiết lập KPI không tốt là những người không nắm bắt được công việc nói chung chứ không chỉ riêng trong cách thiết lập KPI. Tôi gọi những người này là “kiểu làm trước”, còn những người hiểu rõ và nắm bắt được công việc là “kiểu nghĩ sau”.
Câu hỏi tình huống để kiểm tra xem bạn thuộc loại nào
Ngoài khóa học về KPI đã liên tục triển khai trong suốt 11 năm qua, tôi còn tham gia giảng dạy tại trường truyền thông của Tập đoàn Recruit về đề tài “cách đọc và sử dụng các con số”. Và đây là câu hỏi tôi thường đưa ra vào đầu mỗi khóa học.
[Câu hỏi tình huống]
Bạn là cán bộ phụ trách kế hoạch bán hàng của một phòng kinh doanh nọ. Bạn được trưởng phòng của mình giao cho một bản dữ liệu như sau (tham khảo bảng trên).
Bạn còn được lưu ý thêm rằng:
“Tháng 5 doanh số theo đúng kế hoạch. Với đội ngũ 35 cán bộ phụ trách kinh doanh, doanh số đạt 105 triệu yên, bình quân mỗi người đạt 3 triệu yên. Tình hình kinh doanh rất tốt. Tuy nhiên, bạn hãy kiểm tra xem có vấn đề gì ở đây hay không?”
Bạn sẽ phân tích tình huống này như thế nào?
Quan sát thái độ của các học viên trước câu hỏi tình huống này, tôi đã phân loại nhanh thành 4 kiểu phản ứng như sau:
- Kiểu không làm gì cả
- Kiểu ngay lập tức tính toán, phân tích
- Kiểu suy nghĩ xem phân tích để làm gì
- Kiểu kiểm tra mức độ chính xác của dữ liệu
Vậy bạn thuộc kiểu phản ứng nào vậy?
- Kiểu không làm gì cả
Đây là những người bị dị ứng với các con số, có thể được liệt kê vào nhóm “người không có nỗ lực” đối với những công việc liên quan đến các con số. Với những người như thế này thì có lẽ chỉ nên giao cho họ những công việc không liên quan đến con số.
2. Kiểu ngay lập tức tính toán, phân tích
Thực ra những người hành động như thế này chính là “kiểu làm trước” mà tôi đã nói đến. Đó là những người “rất chăm chỉ nhưng không hiểu rõ công việc”, “rất cố gắng nhưng không mấy hiệu quả” và chỉ xứng đáng ở vị trí dự bị mà thôi
Tất nhiên, có thể sẽ có người phản bác rằng người biết nhanh chóng bắt tay vào công việc chẳng phải là tốt hay sao. Suy cho cùng chẳng phải là thế sao? Ít nhất là xét trường hợp này, tôi sẽ trả lời học viên của mình như sau:
- “Không được ngay lập tức bắt đầu tính toán!”
- “Phải tạo thói quen kiểm tra, xác nhận xem dữ liệu có chính xác hay không.”
- “Ví dụ, hãy kiểm tra xem số hàng của con số này có ổn không?”
- “Tỷ lệ cấu thành hay giá trị của các thành phần có mâu thuẫn gì hay không?”
- Nguồn của dữ liệu đó có đáng tin cậy hay không?
Sẽ rất lãng phí thời gian nếu ta đi phân tích những dữ liệu không chính xác. Và sẽ thật là đáng sợ nếu ta phải đưa ra phán đoán, quyết định với những dữ liệu không đúng đắn đó.
Những người thuộc kiểu “làm từ những việc trước mắt” = “làm trước” nhưu thế rất có khả năng gây lãng phí không đáng có và rất dễ gây ra sự cố (đưa ra những phán đoán sai lầm)
3. Kiểu suy nghĩ xem phân tích để làm gì
Những ai lựa chọn kiểu phản ứng này là những người luôn hiểu rõ về công việc, năng suất lao động cao và sẽ tạo ra hiệu ứng tốt. Tôi gọi họ là những người thuộc kiểu “nghĩ sau”.
4. Kiểu kiểm tra mức độ chính xác của dữ liệu
NGười có phản ứng này thường là những người có thể nắm bắt, xử lý các con số một cách đúng đắn và có thể hoàn thành công việc với độ chính xác cao.
Mời các bạn tham khảo một số bài viết của tôi trên trang web dưới đây để tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này.
BUSINESS INSIDER JAPAN
Thật lãng phí nỗ lực mà không có hiệu quả – Người làm việc hiệu quả sẽ “nghĩ sau”
http://www.businessinsider.jp/post-108611
————————-
Trích nguồn: sách KPI công cụ quản lý nhân sự hiệu quả – Ryuichiro Nakao
Để tham khảo về khóa học: Ứng dụng BSC KPI trong quản trị doanh nghiệp diễn ra vào ngày 15/1/2021 tại Viện Kinh tế và Thương Mại Quốc tế vui lòng xem thông tin chi tiết TẠI ĐÂY!
