Bạn đang làm việc (học tập) nhưng không biết phải bắt đầu từ đâu và khi nào? Vì sao phải làm việc này mà không phải là việc khác? Được và mất khi làm công việc này thay vì công việc khác? Chi phí cho công việc (kế hoạch) hiện tại? Các bước tiến hành công việc cụ thể như thế nào, việc gì cần làm trước, việc gì cần làm sau?… Nếu bạn đang rơi vào tình trạng này, nghĩa là bạn chưa có kỹ năng tốt trong việc lập kế hoạch (học tập, làm việc, kinh doanh…). Hãy tham khảo 3 mô hình phổ biến này để ứng dụng trong công việc của bạn nhé! Đó là các nguyên tắc: 5W1H, 5W2H và 5W1H2C5M. Khám phá cách lập kế hoạch chuẩn xác với 5W1H và những mô hình mở rộng để quản trị hiệu quả hơn cùng Mini MBA – Quản trị kinh doanh thu gọn. Đừng bỏ lỡ cơ hội nâng cấp kỹ năng quản lý, khai giảng ngày 20/09/2025!
1. MÔ HÌNH 5W1H
Mô hình 5W1H bao gồm 6 yếu tố cơ bản:
-
What: Làm gì?
-
Why: Vì sao phải làm?
-
Who: Ai làm?
-
When: Khi nào làm?
-
Where: Làm ở đâu?
-
How: Làm như thế nào?
Việc trả lời đầy đủ 6 câu hỏi này giúp bạn nhìn rõ toàn cảnh công việc, tránh bỏ sót thông tin quan trọng và tăng khả năng phối hợp hiệu quả trong nhóm.
Cách áp dụng 5w1h trong lập kế hoạch công việc
Xác định mục tiêu – yêu cầu công việc (WHY)
Đây là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất. Bạn cần tự hỏi:
- Tại sao tôi phải làm công việc này?
- Mục tiêu cuối cùng là gì?
- Công việc này có đóng góp gì cho phòng ban, tổ chức?
- Nếu không làm thì hậu quả là gì?
Việc xác định rõ mục tiêu giúp bạn tập trung vào kết quả cần đạt, tránh lan man hoặc lãng phí thời gian.
Xác định nội dung công việc (WHAT)
Bạn cần làm rõ:
- Cụ thể công việc cần làm là gì?
- Bao gồm những bước nào?
- Có quy trình hoặc hướng dẫn chuẩn không?
Hãy liệt kê từng bước cần thiết để đảm bảo công việc diễn ra liên tục, có sự phát triển logic giữa các phần.
Xác định người, thời gian và địa điểm thực hiện (WHO – WHEN – WHERE)
- WHO: Ai là người thực hiện? Ai kiểm tra? Ai chịu trách nhiệm? Ai hỗ trợ?
- WHEN: Thời gian bắt đầu, thời hạn hoàn thành? Thời điểm giao nộp? Cần xác định độ khẩn cấp và mức độ ưu tiên.
- WHERE: Công việc sẽ thực hiện tại đâu? Ở phòng ban nào? Có cần địa điểm cụ thể cho giao hàng, kiểm tra, thử nghiệm không?
Phân định rõ 3 yếu tố này giúp công việc diễn ra đúng người – đúng lúc – đúng nơi.
Xác định cách thức thực hiện (HOW)
Câu hỏi “Làm như thế nào?” là yếu tố then chốt để đảm bảo chất lượng và hiệu quả công việc. Bạn cần xác định:
- Có tài liệu, hướng dẫn nào không?
- Tiêu chuẩn thực hiện là gì?
- Dùng công cụ, phần mềm hay máy móc nào?
- Có quy trình cụ thể không?
Đây là phần biến ý tưởng thành hành động cụ thể.
Mở rộng mô hình: 5W2H VÀ 5W1H2C5M
Tùy vào tính chất công việc, mô hình 5W1H có thể được mở rộng:
-
5W2H: Thêm How much (Chi phí) và How many (Khối lượng)
-
5W1H2C5M: Bổ sung thêm các yếu tố về kiểm soát, chi tiết kỹ thuật, và nguồn lực sản xuất.
2. MÔ HÌNH 5W2H
Nguyên tắc này, tất cả đều giống nguyên tắc đầu – 5W1H, chỉ khác là có thêm một chữ H – How much, how many.
Xác Định Cần Bao Nhiêu Tiền (Chi Phí) Để Làm Công Việc Này
Câu hỏi này không khó nhưng lại là vấn đề nhạy cảm. Cần phải có một dự toán kĩ lưỡng và rõ ràng, như vậy khi có những sự chênh lệch xảy ra thì sẽ dễ dàng để rà soát hơn, đồng thời cũng cần tìm hiểu kĩ về chi phí trên thị trường để tránh giá quá cao so với mặt bằng chung.
3. MÔ HÌNH 5W1H2C5M
Xác Định Phương Pháp Kiểm Soát (Control)
Cách thức kiểm soát (Control) sẽ liên quan đến:
- Công việc đó có đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.
Xác Định Phương Pháp Kiểm Tra (Check)
Phương pháp kiểm tra (Check) liên quan đến các nội dung sau:
Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
- Ai tiến hành kiểm tra?
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
- Trong tổ chức của bạn không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu.
- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20% số lượng nhưng chiếm đến 80% khối lượng sai sót.
Xác Định Nguồn Lực (5M)
Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
- Man = nguồn nhân lực
- Money = Tiền bạc
- Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng
- Machine = máy móc/công nghệ
- Method = phương pháp làm việc.
- Man, bao gồm các nội dung:
- Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
- Ai hỗ trợ?
- Ai kiểm tra?
- Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?
- Material: nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:
- Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu
- Tiêu chuẩn nhà cung ứng
- Xác định phương pháp giao hàng
- Thời hạn giao hàng
Bạn đang muốn xây dựng kế hoạch công việc bài bản nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Bạn từng nghe đến mô hình 5W1H nhưng chưa thực sự vận dụng hiệu quả?
Khóa học Mini MBA – Quản trị kinh doanh thu gọn do Viện Đào tạo & Tư vấn Doanh nghiệp – Trường Đại học Ngoại thương tổ chức sẽ giúp bạn:
-
Làm chủ tư duy lập kế hoạch với 5W1H – 5W2H – 5W1H2C5M
-
Hệ thống hóa kiến thức quản trị từ chiến lược đến vận hành
-
Nâng cao kỹ năng lãnh đạo, quản lý và ra quyết định hiệu quả
Khai giảng tại TP.HCM ngày 20/09/2025 – Học offline cuối tuần
👉 Sẵn sàng nâng tầm tư duy quản trị và kỹ năng điều hành?
Đăng ký ngay tại: https://ieit.vn/mini-mba-quan-tri-kinh-doanh-thu-gon
