Thời gian là thứ vô cùng quý báu của mỗi con người, vì một khi nó đã đi qua thì không thể lấy lại. Một ngày có 24h nhưng không phải ai cũng giống ai. Với những người biết lập kế hoạch, quản lý công việc, không chỉ là hoàn thành chỉ tiêu mà còn gia tăng hiệu suất làm việc, tăng năng suất hoạt động, thậm chí là có thời gian thư giãn sau 1 ngày làm việc mệt mỏi.Nhưng bên cạnh đó, vẫn còn một bộ phận con người hiện nay gặp khó khăn khi quản lý thời gian và công việc của mình, dẫn đến các công việc cứ chồng lên nhau, càng ngày càng nhiều. Vậy thì đâu là nguyên nhân của tình trạng trên?
Nguyên do đầu tiên và cũng là nguyên do lớn nhất đến từ làm việc không có kế hoạch. Với mỗi công việc sẽ có thời gian hoàn thành là khác nhau. Việc không sắp xếp công việc khoa học khiến cho công việc bị dở dang, thậm chí là lãng phí thời gian. Bên cạnh đó, quá nhiều mục tiêu được đặt ra hay các mục đích không rõ ràng cũng khiến chúng trở nên lộn xộn, khó tìm kiếm và đạt được. Hãy tưởng tượng mỗi buổi sáng tại căn phòng của mình, nếu bạn là một người sinh hoạt quy củ, có kế hoạch thì thay vì mỗi sáng phải vội vàng làm cái này cái kia, bạn sẽ có dư thời gian để ăn sáng và xem tin tức hàng ngày; và nếu căn phòng của chúng ta được sắp xếp ngăn nắp gọn gàng, thì hình ảnh bạn lục tung tủ quần áo để tìm được chiếc tất thứ hai sẽ không có cơ hội xuất hiện. Những hình ảnh, công việc đó tưởng chừng như rất nhỏ bé nhưng có vai trò rất lớn trong cuộc sống của mỗi chúng ta.
Có một câu nói rằng: “Thất bại trong việc lập kế hoạch cũng chính là lập kế hoạch để thất bại”. Có thể nói rằng lập kế hoạch và quản lý công việc hiện hữu trong mọi hoạt động trong cuộc sống của mỗi con người. Nhưng liệu rằng có phải tất cả chúng ta đều hiểu kế hoạch là gì?
Kế hoạch là tập hợp trình tự các công việc để đạt được mục tiêu. Lập kế hoạch để thích ứng với sự thay đổi. Trong thời đại thị trường luôn tồn tại nhiều sự biến động không lường thì người lao động cần phải trang bị cho mình sự thích nghi nhạy bén với môi trường kinh doanh.
Dựa vào mục đích và tình hình thực tế, kế hoạch được chia làm 3 loại:
- Kế hoạch để thực hiện mục tiêu
- Kế hoạch để giải quyết vấn đề
- Kế hoạch để quản lý hoạt động chuỗi
Quy trình 7 bước lập kế hoạch và quản lý công việc sẽ cho bạn biết bạn cần làm gì trong từng hoàn cảnh cụ thể.
Bước 1: Xác định mục tiêu dựa trên “Cây mục tiêu” và “Cây hành động”.
Trước khi xây dựng một bản kế hoạch, cần xác định mục tiêu để hướng tới. Nếu có nhiều mục tiêu cùng lúc, cần xác định mức độ quan trọng và ưu tiên.
Bước 2: Thu thập, phân tích và xử lý thông tin
Phân loại và xác định nội dung thông tin có thể tìm kiếm để phục vụ cho hoạt động phân tích.
Bước 3: Lựa chọn cách làm
Có rất nhiều phương pháp, cách thức để thực hiện. Tùy vào tình hình thực tế mà doanh nghiệp lựa chọn những cách thức phù hợp.
Bước 4: Lập kế hoạch
Sau khi xác định được mục tiêu và các thông tin cần thiết, doanh nghiệp cần lập kế hoạch dựa trên các công cụ thích hợp.
Bước 5: Tổ chức thực hiện theo tiêu chí
Sau khi xác định được mục tiêu và các thông tin cần thiết, doanh nghiệp cần lập kế hoạch dựa trên các công cụ thích hợp.
Bước 6: Kiểm soát theo 3 cấp độ
Trên thực tế, hầu như ít có kế hoạch nào được triển khai đúng với những dự đoán ban đầu, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần theo dõi và kiểm soát để ứng phó kịp thời với mọi tình huống.
Bước 7: Điều chỉnh
Cần xem xét, đánh giá kế hoạch và điều chỉnh nội dung, cách thức triển khai kế hoạch để phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
