3 điều cần biết trước khi thực hành quản trị KPI (Phần 1)

 Nắm bắt hướng đi của công ty bằng “Cấu trúc” và “Tiêu chuẩn”

Tôi có thói quen khi suy nghĩ về một sự vật, sự việc nào đó, tôi sẽ phân tách sự vật, sự việc đó thành “Cấu trúc” và “Tiêu chuẩn” rồi tìm cách lý giải nó. 

“Cấu trúc” ở đây là làm rõ xem bức tranh tổng thể, cơ chế của nó đang như thế nào. Còn “Tiêu chuẩn” tức là nhìn nhận, nắm bắt cụ thể bằng con số xem hiện đang ở mức độ nào. 

Cách tư duy này rất hiệu quả ngay cả khi xem xét về KPI.

Xác nhận KGI, kiểm tra khoảng trống giữa KGI đó với hiện trạng, xác định CFS – quá trình quan trọng nhất để khắc phục khoảng trống đó, rồi thiết lập CFS đó thành một mục tiêu định lượng, đó chính là KPI. 

Nói tóm lại, để thiết lập KPI thì việc cần xác nhận KGI mang vai trò là điểm xuất phát. 

KGI là kết quả số hóa các mục đích. Nếu giữa KGI và các mục đích này xuất hiện sai khác nào đó, thì đương nhiên, quy trình thiết lập KPI sau đó sẽ trở nên vô nghĩa. 

Nếu bạn là nhà quản lý, bạn có thể tự mình, hoặc cùng với các nhân viên và đội ngũ cán bộ quản lý xung quanh bạn tiến hành thiết lập mục đích và KGI. Tuy nhiên, hầu hết mọi người đều chưa tham gia vào quá trình quyết định này. Nói cách khác, mục đích KGI là những thông tin đã có sẵn (đã được đưa ra từ trước). 

Những thông tin đó cần phải được xác minh. Tức là phải xác nhận xem đường lối của công ty là hướng điều gì, sẽ đạt đến mức độ nào. 

Các thông tin này sẽ xuất hiện trong các tài liệu tổng hợp chiến lược kinh doanh và phát biểu đầu năm của người quản lý. 

  • Nguồn thông tin thể hiện định hướng phát triển của công ty

Khi đề cập đến các bài phát biểu đầu năm, một số người đã nói với tôi rằng :Trong bài phát biểu đầu năm ở công ty chúng tôi không hề nhắc đến những vấn đề hệ trọng của tổ chức”. Tuy nhiên, khi tôi đặt câu hỏi ngược lại cho họ rằng “Bạn có thể cho tôi biết những nội dung “chẳng có gì quan trọng” được viết trong bài phát biểu đầu năm đó là gì không?”, thì hầu hết lại không thể trả lời được. 

Thực chất họ chưa hề đọc. Nói một cách chính xác thì họ đã từng đọc 1 lần, nhưng vì quá nhàm chán nên sau những lần sau họ không đọc nữa. Hoặc có thể do họ quá tin vào lời nói của các nhân viên đàn anh, đàn chị trong công ty rằng có đọc thì cũng chả có ý nghĩa gì hết. 

Quả thật rất phí. 

Bài phát biểu đầu năm mang khuôn mẫu của một văn bản điển hình, trong đó, sau lời chào đầu thông thường và đề cập qua về sự thay đổi trong môi trường kinh tế, người ta sẽ nói về tình hình hiện tại và đường lối trong tương lai của công ty. Bản thân tôi, với tư cách là một nhà quản lý, một người chịu trách nhiệm trong hoạt động kinh doanh của công ty, cũng đã phải bận tâm suy nghĩ rất nhiều về văn phong khi soạn thảo. 

Hãy thử nhặt ra một số từ khóa trong bài phát biểu đó mà xem. 

Chắc chắn sẽ xuất hiện những từ ngữ mà người đứng đầu muốn truyền tải. 

Đó chính là những “từ ngữ quan trọng” nhất của kỳ kinh doanh hiện tại. Khi suy nghĩ về KPI trong tổ chức của mình, không thể có chuyện soạn thảo mà không có chút nhận thức nào về điều này. 

Tuy nhiên, trong bài phát biểu đầu năm cũng sẽ có cả những từ ngữ, câu chữ dành cho các đối tượng bên ngoài. Giả sử, nếu bạn có trong tài liệu về chiến lược và phương châm kinh doanh kỳ này, hãy thử kiểm tra, xác nhận nội dung trong đó mà xem. Trong tài liệu đó chắc chắn có đề cập rõ ràng tới mục đích hay KGI của mảng kinh doanh do họ phụ trách. 

Và chắc chắn trong tài liệu đó cũng có nói đến một vài chiến lược kinh doanh nhằm đạt được những mục đích đó. Những nội dung này sẽ rất có ích trong việc thu gọn CFS và thiết lập KPI sau này. 

Xin nhắc lại, việc ưu tiên hàng đầu là thu thập các tài liệu về chiến lược kinh doanh, bài phát biểu đầu năm rồi tiến hành kiểm tra, xác nhận nội dung đó, không nên suy xét, suy đoán về các đường lối, chiến lược, chiến thuật đã được quyết định trước đó từ con số 0. 

Trích nguồn: KPI – công cụ quản lý nhân sự hiệu quả. 

Để tham khảo các khóa học của viện Kinh tế và Thương mại Quốc tế, vui lòng truy cập website ieit.vn.

viVI